🟥 1ª fase - Planejamento

Esta fase preparatória, dividida em quatro etapas, trata de informações estritamente organizacionais sobre medição de desempenho.

1. Compreender o cenário organizacional de medição de desempenho

A primeira etapa requer a conscientização das condições de medição de desempenho na organização para a qual serão construídos os indicadores, sendo necessário considerar seu segmento, produtos e serviços, porte (diante da diversidade do setor público) e sua maturidade em relação à medição de desempenho. Neste último ponto, faz-se necessário a compreensão dos fatores que influenciam esse propósito, como motivações, informações e sistemas disponíveis, contexto e limitações (Gao, 2015; Francischini; Francischini, 2017; Moura et al., 2019). Para tanto, pode-se realizar um diagnóstico preliminar institucional (Bahia, 2021; Brasil, 2012); avaliar as restrições existentes para a medição de desempenho (Brasil, 2012; 2018c; 2020b), e certificar-se do grau de suporte e envolvimento da liderança (Brasil, 2020a) e das demais partes interessadas (Brasil, 2010; 2012).

A Subseção 1.4 descreveu a complexidade do setor público em relação à medição de desempenho, suas consequências indesejadas e os fatores limitantes para tal, em que se registra a cultura organizacional como uma barreira à implantação de SMD (Brasil, 2011; Welter; Ensslin, 2022), a participação da liderança (Welter; Ensslin, 2022) e o descompasso que pode existir entre órgãos públicos e a má implementação de sistemas de medição, comprometendo-os (Gonzaga et al., 2017; Steccolini; Saliterer; Guthrie, 2020) justificando essa etapa inicial.

Ao final da primeira etapa espera-se o entendimento das condições institucionais que podem catalisar ou dificultar o processo, o que influenciará nas escolhas seguintes. Organizações com maturidade na medição de seu desempenho podem estar preparadas para rever seu portfólio de indicadores, considerando outras dimensões de medição. Por outro lado, aquelas que ainda não meçam o seu desempenho, podem iniciar com indicadores de dimensões mais simples - especialmente internas à organização (finanças, insumos, processos) e com pequena quantidade de indicadores, visando a evitar as dificuldades já apresentadas.

2. Identificar o objetivo ou missão envolvida na medição

Como os indicadores de desempenho não atuam de forma isolada, mas como elementos de SMD orientados pelo balanço entre as missões e objetivos das instituições (conforme as características e necessidades das instituições públicas), na segunda etapa deve ser definido qual o objetivo ou missão institucional que o indicador em construção busca avaliar, medir e atingir. Essa informação pode ser registrada por meio do atributo objetivo ou missão envolvidos. Com efeito, uma das consequências indesejadas dos SMD é o emprego de objetivos locais limitados, ao invés de objetivos organizacionais (Freeman, 2002) e um fator limitante a ser considerado nesta etapa é a diversidade de objetivos a serem medidos, devido a amplitude do setor público (Brasil, 2011; Moura et al., 2019).